ハイブリッドイベント運営のコツについて
教えて！AIアシスタントの福田さん
AIアシスタントの福田さんが、オンライン配信に関する質問や疑問点にお答えします。
今回は、ハイブリッドイベントを実施することになったすみれさんに運営のアドバイスをします。
すみれ福田さん、会場にも観客をいれて同時にオンラインでも配信したいのですが、何に気をつければよいのでしょうか？
AIアシスタント福田会場にも観客を入れてオンライン配信を行う形態のイベントのことを『ハイブリッドイベント』と呼びます。すみれさんは聞いたことがありますか？
すみれハイブリッド…車でもいいますよね。何か異なるものの組み合わせのことですか？
AIアシスタント福田その通りです。イベントでハイブリッドというと、対面式のイベントとオンラインイベントを同時に実施するということで、ついでに行うという意味ではありません。どちらもイベントとして成立させて、満足してもらいたいですよね。でも、両方を同時に実施するということは簡単ではないということを主催者は知っておく必要があります。
すみれとてもハードルが上がりましたね。具体的に、何が難しいのですか？
AIアシスタント福田ポイントは大きく２つあります。1つ目は、オンラインの視聴者は、今見えている画面と聞こえる音声がすべてだということ。どうしても運営が会場に集中しがちですが、オンライン上でも『会場では今何が起こっているのか』がわかるような仕組みを作り、イベントに集中できる環境を整えることが重要です。
なるほど。会場にいれば、登壇者の入れ替わりやトラブルがあった時は見てわかりますが、オンラインで画面が切り替わらなかったり、無音のままだと何が起こっているかわからず、不安になりますね。会場にいてもオンラインで見てもわかりやすい進行をすることが大事ですね
AIアシスタント福田『イベントの様子をオンライン配信するのではなく、オンライン配信をしている会場に観客をいれる』と考えたほうが良いかもしれないですね。
２つ目のポイントは、音声の設定についてです。特に、リモートからも音声を流すような場合は、音声設定が難しいので注意が必要です。
すみれ音声設定ですか。ちょっと難しそうですね。
AIアシスタント福田会場では、マイクを使って登壇者の声や音楽を会場のスピーカーから流します。しかし、会場の外からの音声はホストPC（オンラインシステムに接続したPC）を介して同じスピーカーから流します。このスピーカーから流れた音を会場のマイクで拾ってしまうため、ホストPCを介してオンライン上の視聴者にその音が流れてしまい、音が二重に重なって聞こえてしまいます。これをハウリングと呼びます。
すみれハウリングは、発言しない人がマイクをミュートにしていればおこらないと聞いたことがあります。
AIアシスタント福田それは参加者全員がヘッドセットをつけている場合の話です。ハイブリッドのイベント会場で何も考えずに音声接続すると、スピーカーから拡声した音声をマイクが拾い、その音声がホストPCに入るということが繰り返し起こリます。オンライン上の視聴者は、自分の音声がオンライン上からもどってきてしまい音声がループしてしまいます。これを『音が回る』と言います。会場でもオンライン上でも、とても耳障りな音がでてしまいます。
すみれ複雑で難しいですが、あの嫌な音だけは勘弁です。ハウリングをしないためにはどうすればよいですか？
AIアシスタント福田ハウリングを解決するには、オンライン上のリモートの音声だけを会場の音響機器で抜いて、ホストPCに戻すようにします。
すみれどういうことですか？
AIアシスタント福田ちょっと難しいですね。ハウリングを解決するには専用の機器が必要です。ホテルや貸し会議室で会場を借りる場合は、まず現場の音響担当の方に相談してください。その際に、『会場では会場の音声とリモートの音声の両方をスピーカーから流したいので、“マイナスワン”の設定にしてください』と伝えれば、たいていの場合通じるはずです。
すみれでも、今回はオフィスの会議室でイベントを実施する予定です。音響担当がいない場合はどうすればよいですか？
AIアシスタント福田なるほど。今回のすみれさんの場合、技術的なことは専門業者さんに依頼して、すみれさんたちはイベントの運営に集中するのがよいかもしれませんね。社内で稟議を通す場合は、何がどう難しいのか、どうして専門業者に依頼しなければならないのか、説明がきちんとできればよいのではないのでしょうか？
すみれアドバイスありがとうございます。さっそく持ち帰って事務局で話し合ってみます。たしかに、お金がかかっても自分たちでできることに集中するというのはよいアイデアです。もう少し慣れたら、マイナスワンについても教えてください。
