満足するイベントにしたい~インタラクティブなコミュニケーションで一体感を
教えて!AIアシスタントの福田さん
AIアシスタントの福田さんが、オンライン配信に関する質問や疑問点にお答えします。
第4回までは会場、機材などイベント環境の準備をメインに進めてきましたが、内容についてもみんなに満足してもらえるイベントにしたいと思うすみれさんは、福田さんに相談することにしました。

福田さん、今回のイベントは、「参加してよかった」とみんなが満足してもらえるものにしたいと思っているのですが、ハイブリッドイベントは一体感が生まれにくいと言われるじゃないですか。どうすれば皆さんに満足いただけるようなイベントになるんでしょう?

イベントの目的やテーマにもよりますが、得てして、イベントが会場からの一方的な情報伝達で終わってしまうと、オンライン参加者は“おいてけぼり”にされたような気になってしまいます。一体感といっても、会場にいれば空気間で伝わることもありますが、オンラインだと何か仕掛けが必要です。「イベントに参加している」「自分たちもイベントを盛り上げてる」と思ってもらえるような双方向のコミュニケーションを考えるといいと思います。

うーん、難しい。オンラインイベントツールのQ&Aは使うつもりですが…。

ウェビナーやオンラインイベントツールには、視聴者がテキストで質問を投稿できるQ&A機能が必ずありますね。ツールにもよりますが、設定方法によっても印象が変わります。たとえば、フランクにみんなから質問を多く募りたいという場合は、投稿された質問をオープンにしてその質問に「いいね」を押してもらい「いいね」の多い質問から取り上げる、という方法もあります。

質疑応答も様々なんですね。例えばあまり質問が出なさそうな時の対策はありますか?

仕込みの質問を準備しておき、それを投稿しておくといいです。その上で、質問をすぐに公開せずに、質疑応答のコーナーで回答した質問だけを公開します。それが呼び水になって、視聴者からも質問がでてくることがありますね。また、このように回答済みの質問だけ公開すると、質疑応答の時間が限られているときや、質問を選り分けたいときにも便利です。

なるほど、参考になります。ところで、オンライン出席者が発言して質問するのは難しいですか?

挙手してもらって発言許可を与える方法ですね。これは、リモートから発言した音声を会場に流さないとならないので、音響をそのような構成にしないとなりませんし、オンライン出席者が雑音なく、ちゃんと話さないと聞きにくくなります。そういう難しさはありますが、話したほうがいろいろと伝わることはありますね。

今回、音響設備は問題ないのですが…リモートから雑音が入ると困るので発言はやめて、オンラインからの質問は司会に代読してもらうようにします。この司会への質問の伝え方ですが、事務局スタッフのモデレーターが選別した後、どのようにすればスマートでしょうか?

モデレーターと司会で別にチャットを準備して伝えるというのはよくやる方法です。チャットの文字が小さい場合はiPadを使うなど、皆さん工夫されているみたいですよ。

iPadなら手元において小回りききそうですね。
ところで、質疑応答以外に楽しめるコミュニケーションはありますか?

使うツールにもよりますが、リアクション機能を使えるようにしておくと、発表者の話で心が動いた時に拍手やハートが画面にいっぱい表示されるので、発表者も反応が見えてうれしくなりますね。

それ、楽しそう。

投票機能などもみんなが参加できておもしろいです。出席者からの回答がリアルタイムでグラフ化されるので、みんなが何を思っているかがその場でわかり、一体感がもてます。
ハイブリッドの場合は別途投票アプリを使うと、来場者もスマホから参加できるので、みんなに参加してもらえてよいと思います。このようなアプリでは、思っていることをテキストで投稿したら画面に流れたり、早押しクイズの機能があるなど、場面に応じて参加型のコミュニケーションができるので、スピード感もあって盛り上がること間違いないです。

わぁ、それもいいですね!飽きずに参加してもらえそうです。操作は難しくないんですか?

運営側の準備や練習は必要ですが、参加者の操作は簡単なので、司会が誘導したり、イベント開始前にスライドで案内するだけでいいと思います。
イベント開始前15分くらい、イベントの注意事項や質疑応答・コミュニケーション方法の案内をスライドで動画にして、BGMとともに流すといいと思います。アプリを導入してもらわないとならない場合は、イベント案内の際に伝えておくとより効果的です。

開始前にBGMを流すなんて、なんだか素敵ですね。会場だけでなくオンラインにも流れれば音声確認にもなりますね。

その通り。スピーカーから音が流れるか視聴者に確認してもらう目的もあるので大切なんです。なお、オンラインに音楽を流すには、自分たちでやるならPCの音を共有するのですが、これはこれで設定が必要なのでまた改めて話しましょう。