ハイブリッドイベントの運営のコツ～会場選び
教えて！AIアシスタントの福田さん
AIアシスタントの福田さんが、オンライン配信に関する質問や疑問点にお答えします。
ハイブリッドイベントの会場では音響設備が重要とわかったすみれさん、今回はイベントができる会場を選定し、運営に必要な予算確保をするようです。
すみれ福田さん、残念ながらうちのオフィスの会議室には、マイクやスピーカーはあっても、オンライン配信に必要な外部出力やPCへの取り込みができないので、外部で会場を借りないといけないことがわかりました。会場を選定する際、音響設備の他に注意することはありますか？
AIアシスタント福田すみれさん、オンラインイベントを配信するために絶対に欠かせないのは何だと思いますか？
すみれあっ！インターネット！！
AIアシスタント福田その通り。インターネット回線、それも有線、できれば専用の回線があるとより安定します。
すみれ私はいつもWi-Fiでオンラインミーティングをしています。Wi-Fiでも問題なさそうに思いますが…。
AIアシスタント福田オンラインイベントでは通常のミーティングと違って、数百人や数千人の視聴者にコンテンツ配信したり、発表者の様子がわかるように高画質なビデオを流したりするから、より安定したネットワークの帯域が必要となります。ネットワークが安定していないと、すべての視聴者に影響がでてしまうので、安定したイベントをするには、ネットは肝ですよ。
すみれなるほど。
AIアシスタント福田Wi-Fiは電波緩衝があったり、接続台数が上限に近づくと通信速度が落ちたりするなど、不安定になることがあります。有線を使えるならそちらの方が確実で望ましいです。実際、リハーサル時にインターネットのスピードテストをして大丈夫と思っても、来客数が増えると不安定になってしまうこともあります。有線であればそのようなことはありませんし、有線でも専用回線があるならそちらの方がより安定します。
すみれ専用回線というのはなんですか？
AIアシスタント福田たとえばホテルなら、宿泊客や会場の利用客と同じ共有回線を利用することになります。他の用途にネットワークの帯域が使われてしまうと、オンラインイベントに使える帯域が少なくなってしまうので不安定になる可能性があります。そのため、その会場だけで利用できる専用のインターネット回線を引いてもらえれば安心できますね。会場によく確認するといいです。
すみれネットの専用回線の他、会場に確認することはありますか？
AIアシスタント福田イベントに利用するPCの台数分のLANケーブルやスイッチングハブ（LANケーブルを分配するもの）なども準備してもらうといいです。会場を下見して、音声接続・配信のためのPCの位置、登壇者や司会の位置などを決めると、おのずとLANケーブルの長さが決まってきます。あわせて、プロジェクターとそれに接続するPCの位置からHDMIケーブルの長さもわかります。電源ケーブルについてもタップの位置などを確認しておきます。
すみれ会場で確認して準備したり、やることがいっぱいあるんですね…。くらくらしてきました。
AIアシスタント福田確かにそうですね。イベントは対面式もオンラインも、企画や準備が一番大事なんです。でもほら、スクリーンや登壇者と司会のいるステージ、ホストPCをおいた進行役がいる運営場所、来場者の場所などをイメージしていくと、イベントの様子が頭にうかびませんか？
すみれあっ、はい。イメージできそうです。
AIアシスタント福田発表に使うPC、音声接続や配信をするホストPC、プロジェクター投影に接続する講演PCなどPCが何台必要か、発表者や司会、会場用もあわせてマイクは何本必要か、カメラは何台使うのか、PCのカメラは利用するのか、など準備に必要なものがだいぶ見えてきます。
すみれこれだけのものを準備して当日しっかり進行するには、協力してくれる人をそろえないとだめですね。外部の登壇者を招待となるとその対応だけでも大変ですし…。
AIアシスタント福田事務局でないと対応できないことと、たとえば技術的な部分にわけて、技術的な部分は外部の業者に依頼してはどうでしょう。自分たちの業務に専念することで、みなさんの負荷が減ると思います。
すみれなるほど、わかりました。まずは会場を抑えるところから始めます。
＜ハイブリッドイベント運営のまとめ＞
● 会場選び：
・会場音声の外部出力ができ、PCにUSBで接続できるようにしていただくこと
・インターネット回線（有線、できれば専用回線）があり、PCに接続するLANケーブル等も準備いただくこと
● 運営事務局の業務の洗い出し：
・業務の洗い出しと人材確保
・準備することの洗い出しと役割分担
