満足するイベントにしたい～ロジ周りを固めよ
教えて！AIアシスタントの福田さん
AIアシスタントの福田さんが、オンライン配信に関する質問や疑問点にお答えします。
イベントは、運営事務局が開催当日に向けて準備を進め、本番では役割に従い協力して進行しないと成り立ちません。今回は、運営を進める上で大事なロジ周りの仕事について説明します。
すみれ福田さん、イベント運営の仕事って「ロジ周り」というんですか？
AIアシスタント福田「ロジ」は「ロジスティックス」の略で「物流」のことですが、イベントでは運営に関連する実務全般のことを指します。プロジェクトの調整、手配、準備など一連の業務にも使います。
すみれ私、今まで運営の仕事はちょっと地味と思ってたのですが、「ロジ」というとなんだかかっこよく聞こえますよね。
AIアシスタント福田たしかに運営の仕事は表に出ないので地味に思えるかもしれませんが、ロジ周りがしっかり固まっていないイベントは失敗することが多いので、絶対に手を抜けない業務です。
すみれ責任重大です。ロジ周り…私が今までやってきたのは、
・日程調整
・スケジュール管理
・会場選定
・予算確保
・機材とスタッフの確保
・役割分担とタスク管理
・運営マニュアルの作成
など、細かい仕事がいろいろです。
AIアシスタント福田そうですね。ところですみれさん、チームや業者さんとはどのように情報共有していますか？
すみれ運営マニュアルに決定事項を記載し、変更があれば更新して共有しています。それとイベントまでのカレンダーを作りアクションリストやタスク管理表も共有して、進捗確認のミーティングを定期的に開いています。
AIアシスタント福田すみれさん、がんばってますね。
すみれ福田さんのアドバイスのおかげです。ところで、これから登壇者と調整しないといけないのですが、どんなことに注意すればいいでしょう？
当日会場にお越しいただけるかどうかは大事なポイントです。リモートからの登壇となると、会場の音響や全体の構成を大きく変更することになるので、まずここは抑えてください。と同時に、当日のリハーサルやオリエンテーションに立ち会っていただけるよう来場時間の確認も忘れずに。また、発表にスライドを使う場合は、講演スライドをあらかじめいただいたほうがいいので、期日についても念をおした方がいいです。
すみれPowerPointのスライドをお使いになるみたいです。操作はご本人がしたいとのことなので当日持ち込みでも大丈夫と思ってましたが、事前にいただいたほうがいいですか？
AIアシスタント福田第6回で簡単な接続図を作成したのを覚えていますか？
スライドが会場プロジェクターに問題なく投影できるか、配信に問題なく共有できるかは、設営の段階で確認できることが大切です。当日データを受け取る場合、演者PCに保存するなどの手間や時間が必要になるので、データは事前に受け取る方がよいでしょう。もしご本人のPCを利用するのなら、設営の段階ですべて確認しておく必要があります。ぶっつけ本番で表示できないという状況は避けないといけません。
すみれでは、スライドデータは事前に受け取り、こちらで用意する演者PCに保存して設営に臨みたいと思います。それはそうと、進行台本も作成しようと思うのですが、どのように作ればよいですか？
AIアシスタント福田当日は進行台本をもとに進行するので、シンプルにわかりやすくすることが大事です。時間、内容、その時の音声、カメラ、スライドがどのようになっているか一行でわかるようにして、開始前から終了まで、イベント中はアジェンダに沿って時系列に作ります…こんな感じにExcelやPowerPointなど使いやすいツールで作成して、当日は全員が最終版を見るようにしておきます。印刷して配布したり、iPadでファイルを見れる人は確認してもらったり、必ず同じ台本を見ながら進行してもらうようにします。
すみれとても参考になります。司会の話す内容はどうすればよいですか？
AIアシスタント福田台本に書いてもいいのですが、司会用に別途原稿（スクリプト）を用意してもいいですね。
すみれロジ周りの仕事って本当に多くて大変ですね。だからこそみんなの協力が大事なのがよくわかりました。
まとめ：
- ロジの重要性: ロジはイベント運営における実務全般を指し、これがしっかりしていないとイベントは失敗しやすいです。
- 具体的な業務内容: 日程調整、スケジュール管理、会場選定、予算や機材、人材の確保、役割分担が含まれ、進捗確認のための定期的なミーティングが推奨されます。
- 登壇者との調整: リモート参加か会場参加かの確認や、スライドの事前受け取りが重要で、これにより当日のトラブルを避けることができます。
- 進行台本の作成: シンプルでわかりやすい進行台本を作成し、全員が最終版を見れるようにすることが重要です。
