8. ハイブリッドイベントの運営のコツ～登壇者

ハイブリッドイベントでは、会場とオンライン両方に向かって話をしていただくのですが、演者は普段通り目の前の観客に向かって話していただければOKです。ただし、オンラインにも視聴者がいるので、できるだけマイクを近づけ、カメラの撮影範囲で動いていただくようお願いしましょう。事務局としては、登壇者に負担にならないよう、ステージとカメラ位置、ワイヤレスマイクやピンマイク、スライド送りをするクリッカーなど、できるだけ環境を整えておくことが大切です。

その通りです。会場に向かって話せば自然にカメラにも向かえるようにします。たとえば、演者用カメラが搭載されている演者PCはPCスタンドをおいて、カメラをなるべく高い位置にすれば、より自然な目の高さで撮影できます。

一般的には、演者PC上で開いたパワーポイントをスライドショーにして｢発表者ツール｣にすればメモを確認できるので、発表者ツールの利用が多いですが、原稿を印刷して準備しても問題ありません。ただ、こうすると演者の視線が下を向く傾向があるので、観客席の前や後ろに大きめのモニターを設置して、そのモニターをカンペ専用にする方法もあります。演者の視線が前を向きやすいのでお勧めです。

原稿をPowerPointやWordを使って大きな文字で読みやすく準備したり、話すスピードに合わせて原稿テキストが流れるプロンプターを用意することもあります。プロンプターを使うと視線が動くことがないのですが、専用の機器が必要です。iPadを利用して、原稿が流れるアプリを使うという方法もありますが、いずれにしても、スムーズに使うには事前に練習が必要です。登壇者は事前に時間が取れないことも多いので、慣れている方法で見やすくわかりやすい方がよいと思います。

あと忘れてはいけないのは、プロジェクターに接続したり、オンラインで共有するPCはWindowsの設定で通知の音やバナーをオフにしたり、他のアプリをすべて閉じておくことです。タスクバーを隠す設定にしておいてもいいかもしれません。人に見られたくないものが一瞬でも見えてしまうと、とてもあわてますからね。

そうですね。でも話が長くなると困るので、タイマーアプリをモニターに表示したり、スケッチブックを使って残り時間を伝えるなど、時間管理はやらないといけないですよ。

こうやって登壇者用に準備するのですが、その目的や使い方をお知らせしておかないと意味がありませんので、登壇者の方には当日早めに来場いただき、ポイントを伝えます。ステージの登壇、降壇のタイミング、立ち位置、コンテンツがスクリーンにどのように見えるか、操作はどうするのか、話す原稿はどのように見えるかなど、その方にあわせて確認する時間が必要です。クリッカーやレーザーポインターなど機器を使う場合は一度実際に使っていただくと、落ち着いて発表に臨んでいただけるはずです。登壇者の方には、遅くても配信開始の30分くらい前にはステージにお越しいただけるといいですね。

オンラインの参加者数や反応を気にされる登壇者の方もいるので、事務局は常に連絡がとれるようにしておきます。
発表者ご自身が満足できる発表やディスカッションができれば、会場やオンラインにその熱量が伝わってよいイベントになるので、連携とってうまく進めましょう。