11. ハイブリッドイベントの運営のコツ～リハーサルは必須

リハーサルでは、講演に使うスライドや動画を問題なく表示できるか、構成図に沿って機材が問題なく動作するかなど、今まで机上で準備してきたことが、実際に想定通りに動くかを確認します。また、進行台本に沿って流れを確認して担当者や備品に不足はないか、会場やオンライン上の視聴者に映像や音声はしっかり伝わるか、などポイントをおさえながら不安要素をつぶします。自信をもって本番に臨めるようにすることが目的です。

どんなに準備しても思い通りに動かないこともあるので、必ず｢通し｣で確認しておくことが大事です。機材や備品を追加、変更することもあるので、できればリハーサルは前日までにしておくと時間的に余裕がもてて安心です。それでも諸々の事情でリハーサルが当日になる場合は、予備の機材を用意するなどして、不測の事態に備えておくのがいいですよ。

どんなに慣れてきてもリハーサルをすることで改善点が見えてくることもあるし、やっておくことで自信につながります。短時間でも参加してもらって、全体の流れと自分の動きをしっかり確認できるといいと思います。「準備が大事」ということをご理解いただくよう伝えてください。

そうですね。専門の外部業者に依頼すると次のようにリハーサルを分けることがあります。
・テクリハ（テクニカルリハーサル）
技術的な面を確認するもので、本番と同じ環境を作ってBGMやマイクなどの音響や、カメラやスライドなどの映像、プロジェクター投影、照明、配信環境、ステージの転換（演台、椅子などの什器位置を変更）などを重点的に確認します。
・通しリハ
本番と同じステージ、同じ進行手順で、最後まで全体を通して行うリハーサルのことで、途中で進行を止めたり、場面をやり直すこともありますが、最後まで通して行います。事務局で登壇者、司会の代役をたてることもありますが、できれば司会の方には参加いただき流れを把握してもらいます。会場のお客さんや視聴者にどう見えて伝わるかを念頭に、ステージ上の動きや立ち位置とか、質疑応答の進め方など、全体を通して確認します。
・ランスルー
進行台本と役割分担に沿って、実際に動きを確認します。基本的に途中で止めずに本番と同じように進行します。
・場当たり
出演者の立ち位置や動きの確認をするのが主な目的です。

はい、どちらも全体を通して流れを確認する意味では同じですので、最初から最後までの流れを関係者の皆さんと確認すると良いでしょう。特にゲストを迎えて登壇いただくような場合は、事務局が流れをよく把握して、登壇者を誘導できるようにしておきましょう。

これは利用するオンラインシステムツールによりますが、イベントを起動、終了した後もまた同じ参加URLを使えるツールであれば、本番のものを使うことができます。ただし、その時間帯にリハーサルの様子が配信されてしまうので注意してください。（視聴者が参加すると見えてしまいます）チャットに履歴が残るものもあります。その点了承済みであれば、本番のイベントを利用しても問題ありません。

参加URLに埋め込まれた情報（イベントパスワードなど）を変更しない限り、設定を修正してもURLが変わることはありません。ただ、日時やタイトル名などのイベント基本情報を修正更新すると、発表者に再度会議招集が送信されることがありますが、視聴者には影響ないです。

構成図に従って機器と機器をケーブルで接続すればいいのですが、インとアウトを間違えないようにすることです。インは入力･受信側で、アウトは出力･送信側になります。逆にすると動かないこともあるので注意してください。

そうですね。リハーサルも本番も、必ず出席者権限でイベントに参加して、配信されている画面を確認してください。オンラインイベントツールでは開催者・発表者の画面と視聴者画面は異なることが多いので、視聴者目線で画面のレイアウトと画質を確認してください。音声についても大きさや音質の確認をお願いします。