12. ハイブリッドイベントの運営のコツ～本番の備え

すみれさん、そんな固くならずにリラックス、リラックス。
ちゃんと準備していればだいたい大丈夫です。

インターネットを使ったシステムですから、突然トラブルが起こることはあります。他でも同じ障害が起こっているようならどうしようもないです。なので絶対とはいえないですが、できるだけ影響を最小限にしてイベントを進めることができるよう準備しておくことが大事です。すみれさん、今までちゃんと準備してきましたよね。

ネットワークやPCなどの機器関連のトラブルは起きやすいものです。対策として、会場を設定する際に予備のネットワークや機器を準備して、トラブル時にすぐ切り替えられるようにしておきます。

全部ではなく、たとえば次のようにします。
インターネット：メイン回線とサブ回線を用意する。たとえば有線と無線、専用回線と共有回線、など系統が異なる回線を準備しておきます。サブ回線は多少スピードが落ちても構いません。メイン回線に何らかのトラブルがあっても、サブ回線は影響を受けていないという状況にしておきます。
PC：PCは必ず更新プログラムをあててアプリを最新にしておきますが、それでも動作が急に重くなるなどのトラブルが起こることがあるので、メインPCとサブPCを用意します。配信PCのメインとサブ、講演PCのメインとサブなど、どちらかがトラブルの場合すぐに切り替えられるように、サブPCもたちあげてメインPCと同じ画面がでるようにしておきます。切り替えに時間がかからないように、接続するケーブル等も準備されていると尚いいです。

そうです。確かにバックアッププランを発動することはめったにないかもしれません。でも何かトラブルが起こった時、それに巻き込まれる人、時間、労力などを考えると、バックアップを準備して、できるだけ短時間で乗り切れるようにしておくことが、結局はイベントの成功につながります。

うーん。それこそ早めに判断してお知らせしないといけないですね。選択肢はいくつかあります。
ハイブリッドイベントなら会場のイベントを継続して、もしビデオで撮影できるなら後で録画を見てもらうようにします。
もし他のオンラインシステムを使えるなら、別のオンラインシステムで予約した参加URLをお知らせして、全員に入り直していただくことができるかもしれません。

まず、参加者に「トラブルが起きている」「今、対応している」ことを伝えます。これだけでも参加者は安心しますので重要です。参加者へアナウンスしたり、チャット等で連絡します。
幕間スライドに「トラブルが発生しています。復旧するまでしばらくお待ちください」とか「一度入り直してください」などの緊急用スライドを用意しておくとあわてずにすみます。

次の方針が決まったら、イベント参加者に必ず届く手段…イントラネットやメール、SNSなどを使って参加者全員へ伝えます。全員に徹底するのは難しいでしょうが、できるだけのことをします。落ち着いて判断して事務局で手分けして進めます。

インカムやトランシーバーのように会場内でお互いが話せるものがあればそれに越したことはないですが、ない場合は、関係者でオンラインミーティングや、グループチャットのようなもので連絡をとることができます。緊急を要する場合は音声の方が早く多く伝わるので、音声だけのオンラインミーティングはお勧めです。

イベントと同じ会議でなければハウリングはしないんですよ。別にミーティングを立ててください。ただ、両方の音声を聞かないとならないので、スマホにマイク付きイヤホンをつけて片耳で聞いて話すようにします。慣れていたほうがやりやすいので、一度試しておくことをお勧めします。

その通り。いつもやっていることが、緊急時にも活きてくるんですよ。イベントがダウンしている時間はできるだけ短い方がいいので、短時間にスマートに、全員にちゃんとコミュニケーションをとって再開できれば、大きな不満にはならないはずです。