1. 抑えておきたい｢遠隔会議ってなに?｣

｢打合せ｣には時間もコストも手間もかかる

仕事をする上で｢打合せ｣は欠かせません。意思決定を行ったり、商談を行ったり、新しい情報を入手したり、自分が知っていることを相手に共有することもできます。打合せは人間関係や信頼関係を深めるためにも大変重要です。

打合せには｢移動｣が必要です。社内であれ、社外であれ、出向く必要があります。この移動には、多くの時間とコストと手間がかかっています。移動時間はもちろん、電車代やタクシー代、出張であれば新幹線や飛行機、宿泊代が必要です。行き方を調べたり、会議室の予約をしたり、ホテルや交通機関の手配を行ったりしないといけません。普段、あまり意識しないかもしれませんが、カレンダーを見直してみてください。打合せのために、どれだけの時間、費用、労力がかかっているか、おわかり頂けると思います。

では、移動せず、打合せができたらどうでしょう? 都内や市内の打合せでも、多くの場合往復1時間程かかります。この1時間をなくせれば、他の仕事を進めることも、残業を減らすこともできるかもしれません。参加者が複数なら、その効果はさらに大きくなります。出張なら、さらに大きなメリットが期待できるでしょう。

遠隔会議で移動せずに打合せができる

ここで活躍するのが｢遠隔会議｣です。電話やインターネット上に準備された｢仮想的な会議室｣で、移動せずに、離れた相手と打合せができる製品やサービスです。代表的なものとして、電話会議、Web会議、ビデオ会議が挙げられます。

遠隔会議は、国土が広く相手と簡単に会えない欧米で利用が広がりました。その中心は、電話を使った音声による｢電話会議｣で、多くの国では今でも最も使われています。

日本は相手の顔を見ながら会議を行う｢ビデオ会議｣の市場が最も成長してきたユニークな国です。これは、国土が小さいことと、相手に会うことをおもんじる文化や思想が原因だと考えられます。

2005年頃以降、インターネットを通じてパソコンの画面やウェブカメラの映像を見ながら会議を行う｢Web会議｣が人気となり、多くのサービスが誕生しました。これは、インターネットのコストが下がり品質が向上してきたことと、リーマンショック以降、ビデオ会議への設備投資が難しくなったことが原因だと考えられます。