3. 第一歩として最適な電話会議とは?
音声で複数人と打合せができる
3人以上が電話機を使って、音声で遠隔会議を行うことを指します。音声会議、テレカン、オーディオ(ボイス)コンファレンシングと呼ばれることもあります。(1対1の電話でも電話会議と呼ぶことがありますが、ここでは、3回線以上の多地点電話会議として説明します。)
電話会議には、参加者を仮想的な会議室に集めるサーバーや、ダイアルするための電話番号が必要です。自社で準備するとコストと手間がかかるので、多くの場合は電話会議サービスを利用します。
一般的な課金体系は、使った分だけの従量課金で、初期費用や基本料金が無料のサービスもあります。料金は参加方法やアクセス番号の種類、参加する国により異なります。まず参加方法は、自分が電話をかけるダイアルイン(コールイン)と、主催者が参加者を呼び出すダイアルアウト(コールアウト)に分けられます。次にアクセス番号は、自分で電話代を負担するローカル番号(例. 東京03)と、主催者が電話代を負担する着信課金番号(例.0210)**があります。また、ダイアルする国により料金が異なります。
(出席者Aの分数 x 単価) + (出席者Bの分数 x 単価) + ･･･ = 1会議の費用
※ 単価は番号や国により異なる
主催者(リーダー、ホスト)にはパスコードが提供されます。仮想的な会議室の｢鍵｣のイメージです。
電話会議は簡単で柔軟性が高い
電話会議の特徴は、非常に柔軟性が高いことです。電話があれば、いつでも、どこからでも会議を開催したり参加したりできます。プッシュホンであれば、電話の種類は問いません。ほぼ問題なく利用できる通信手段なので、参加する側も接続が容易です。インターネットやパソコン、専用の機材も必要ありません。
また、電話をかけて、パスコードを入力するだけ、という簡単さも大きな特徴です。
逆に、相手の顔や資料は見えません。リアルタイムで相手の顔や資料を見たい場合は、ビデオ会議やWeb会議が適切です。
既知の方と時間が短い会議に最適
すでに顔見知りの方との会議で、比較的時間が短い会議に向いています。その手軽さから、緊急会議にも役立ちます。
最近では、電話の代わりにインターネット音声(VoIP)も利用可能なサービスが増えてきました。パソコンやスマートデバイスにアプリなどのインストールが必要ですが、音声がクリアで、電話代がかからないというメリットがあります。
**トールフリー、フリーダイアル、フリーコールなどと呼ばれます。