6. 何から始める? 遠隔会議
まずは最も簡単な電話会議から
もっとも簡単に利用できるのは電話会議です。音声だけとはいえ、離れた場所にいる関係者が、すぐに打合せできるメリットは計り知れません。一般的に基本料金がいらず従量課金なので、安心して始めることができます。資料が必要な場合は、メールで事前に共有しておきます。電話会議では、自分の回線の音がすべての参加者に聞こえます。なるべく静かな場所から参加したり、ミュート(消音)機能を使って、発言していない時は自分の回線をミュートしたりしましょう。
まずは、社内関係者との打合せに利用してみましょう。音声だけで十分な会議も結構あるものです。
Web会議で視覚的な情報を追加
次にパソコンの画面やウェブカメラを相手と共有できるWeb会議を利用してみましょう。電話会議サービスと一緒に販売されているものや従量課金のサービス、月額料金が低いもの、最低契約期間が短いものを選択すると良いでしょう。少し慣れが必要ですが、会議を予約して参加者を招集する、接続する、パソコン画面を共有する、といった基本的な流れを覚えれば、視覚的な情報をリアルタイムに共有するメリットを実感できるはずです。
Web会議も、まずは社内の関係者との会議から使い始めるとよいでしょう。慣れてきたら社外との会議に利用してみましょう。自分のパソコンの画面や資料を相手に見せるためのツールです。余計な情報を社外の方に見せないためにも、主な共有機能は理解しておきましょう。
ビデオ会議でさらに効率的な遠隔会議を
電話会議とWeb会議の利用が頻繁になると、きっと普段の業務では欠かせないツールになることでしょう。ここで、相手の表情や反応がわかりやすいビデオ会議の利用を検討しましょう。全社的な導入には、IT部門のサポートが必要ですが、設定が簡単な端末や、多地点を接続するサーバー機能をクラウドで利用できるクラウドMCUサービスもあるので、数台程度の導入はさほど難しいものではありません。システムベンダーやビデオ会議の販売会社のサポートを受けることもできます。
ビデオ会議は、カメラやマイクの性能が良く、モニターも比較的大きなものを利用するので、一拠点から複数人で参加できるようになります。クリアな映像と音声は、検討会やブレインストーミング(アイディア出し)の会議にも効果を発揮します。
会社によっては、すでにビデオ会議が導入されているかもしれません。最初は知り合いの同僚と練習会議をしてみましょう。少し取っ付きにくいかもしれませんが、慣れてしまえば大変便利で、仕事の効率をアップできるので、どんどん利用してみましょう。