4. あれもこれも再現するWeb会議とは?

PCの画面を共有できるWeb会議

インターネットを通じて、パソコンの画面やウェブカメラの映像をリアルタイムに共有しながら遠隔会議を行うことを指します。音声もやり取りできるのが一般的で、マイク付きのヘッドセットなどをパソコンに繋いで会話します。1対1でも多地点でも利用できます。

自社でサーバーを運用することもありますが、クラウド型のWeb会議サービスを利用するのが一般的です。

課金体系はライセンスモデルで異なります。代表的なものとして、主催者単位のホストライセンスや、会議室単位の会議室ライセンス、同時に接続できる数に対して課金するポートライセンスなどがあります。

普段の会議室では、プロジェクターがあり、ポインターを使って説明します。ホワイトボードを使うこともあります。Web会議では、このようなツールを仮想的に準備することで、遠隔地にいても、あたかも会議室にいるように打合せができます。

準備するものは、パソコンとインターネットのみです。必要であればウェブカメラも利用します。会話は手元にあるマイク付きイヤホンで十分です。初期投資に大きな負担はありません。

しかし、インターネットとパソコンが必要で、電話があれば会議ができる電話会議ほどの柔軟性はありません。海外などネット環境によっては音声のやり取りが難しいことがあるので、品質が安定している電話や電話会議を併用するとよいでしょう。

リアルタイムに資料を見ることができるため、業務関連の打合せに向いています。パワーポイントの資料を共有して、多人数に対する講演会やトレーニングにも最適です。

最近では、モバイル端末を利用できる製品やサービスが多く、場所を問わずに参加できるようになっています。また、電話会議やビデオ会議と相互連携したサービスも提供されています。