ここが困った・もっと知りたい「教えて！Teamsタウンホール」
「今度の全社会議、Teamsでやってね」と言われたら、何を使ったらいいでしょう？
社員に情報を伝えることが重要なので、オンラインミーティングではなく、イベントのツールを使った方がよさそうです。でも、TeamsのイベントツールにはTeamsウェビナーとTeamsタウンホールがあります。この二つはどう違うのでしょう？
大まかにお伝えすると、Teamsウェビナーは、皆さんが使い慣れているTeams会議の使い勝手をそのままに、最大参加者数を増やし、事前登録が追加されています。対してTeamsタウンホールは、数十名規模から10,000人という大規模なイベントにも対応できる配信に特化しています。では、もう少し詳しくみていきましょう。
＜事前登録の有無＞
Teamsウェビナーは登録URLを視聴者向けに案内し、事前登録いただいた方にウェビナーの参加URLをお送りします。登録フォームに必要事項を記入いただき、送信いただくことで登録リストが作成されます。開催者は出席者を確認したり、参加人数を把握することができるので、事前に心構えをして準備することが可能です。また、参加者を制限することもできるので、この事前登録機能によってスムーズな運営が実現できます。これがTeamsウェビナーの最大の特徴です。
一方、Teamsタウンホールには事前登録の機能はなく、予約時に生成された視聴者向けの参加URLを案内します。視聴者は参加URLがわかっていれば参加することができ、参加後、出席者名は表示されず「見守る参加者」として人数がカウントされます。このように匿名性が高いので、広く視聴者を募る大規模なイベントも、手間をかけることなく集客できます。また、全社会議のようにあらかじめ出席者範囲が限定されているイベントも、社員に参加URLを案内するだけで機密性の高いイベントを実現できます。
<参加者情報>
Teamsウェビナーは参加者リストやビデオのサムネイルで、発表者や他の出席者の名前がわかります。開催者、発表者の画面だけでなく、参加者全員の名前が出席者の画面にも表示されます。対してTeamsタウンホールでは、参加者の名前は表示されません。
発表者と出席者、出席者同士など、参加者間のコミュニケーションが必要であればTeamsウェビナー、双方向コミュニケーションの必要がなく、開催者側から多くの出席者に向けて一方向型配信をしたい場合はTeamsタウンホールが向いているといえるでしょう。
<出席者に見せる画面のコントロール有無>
Teamsウェビナーは、出席者が自分で自分の画面を見やすいように変更できます。Teams会議と似た操作性です。対してTeamsタウンホールでは、開催者側で出席者の画面レイアウトを管理し、出席者は自分の画面表示を変更することができません。たとえば、タイミングにあわせて発表者の映像やコンテンツ共有を切り替えたり、並べて見せるなど開催者側が意図した演出や表現でイベントを進行することができます。
Teamsウェビナーの最大参加人数は1,000名、Teamsタウンホールは10,000人です。
この数字からTeamsウェビナーは中規模向け、Teamsタウンホールは大規模向け、といえますが、前述した通り、ウェビナーは参加者の情報を把握しコミュニケーションをとりながら進めるイベントに適し、タウンホールは安定した一方向の配信で、全社会議や大規模なセミナーなど開催者側からの情報を正確に届けることに適しています。
Teamsウェビナーか、Teamsタウンホールかどちらを利用するか迷ったら、イベントの内容、目的、優先事項、運営のしやすさ等からご検討ください。
